The object of all work is production or accomplishment and to either of these ends there must be

forethought, system, planning, intelligence, and honest purpose, as well as perspiration.

Thomas Edison –

Contexto

Todo trabajo es una mezcla de habilidades específicas, tareas, conocimientos acumulados y la capacidad

de tomar decisiones adecuadas basadas en nuestros conocimientos.

La transferencia de conocimiento  esta en la preservación del conocimiento  implícito y explicito de los empleados, como el conocimiento del producto, del proceso y del cliente especial (contactos, peculiaridades, interlocutores, etc.).

Beneficios

La transferencia de conocimiento en las organizaciones tiene múltiples beneficios:

#1 Mantener los conocimientos relevantes dentro de la empresa

La transferencia de conocimiento busca mantener dentro de la empresa los conocimientos o la experiencia de los empleados que la abandonan para evitar que se pierdan

#2 Mayor rapidez en la incorporación de nuevos empleados

Los nuevos empleados pueden familiarizarse más rápidamente con sus nuevas tareas.

También aplica a los cambios internos de puesto y a los futuros especialistas y directivos.

#3 Creación de conocimientos específicos en la empresa

La transferencia de conocimiento genera una base para el intercambio de:

• Conocimientos teóricos actuales
• Conocimientos y experiencia práctica

#4 Transparencia sobre los activos de conocimiento en la empresa

Una mayor transparencia sobre los activos de conocimiento de la empresa permite:

• Identificar las brechas de conocimiento relevantes
• Iniciar medidas para cerrarlas

#5 Mayor capacidad de innovación

La transferencia de conocimiento  en la organización entre miembros diversos aumenta la posibilidad de desarrollar productos y soluciones novedosas.

#6 Retención de los empleados

La interconexión social de los empleados, asociada a las medidas de transferencia de  conocimientos y experiencia y a la valoración de sus competencias, aumenta la fidelidad de los empleados debido a una  mayor satisfacción.

Métodos

La transferencia de conocimiento implícito y explícito requieren métodos diferentes:

Conocimiento implícito

Equipos de edades mixtas

Equipos formados por personas de diversas edades abordan juntos las tareas y aprenden unos de otros.

 Tandems de aprendizaje

En un periodo de tiempo limitado, el donante y el receptor de conocimiento completan una tarea de manera conjunta y el conocimiento generado se documenta por escrito.

Tutoría

A un empleado sin experiencia (alumno) se le asigna un empleado con experiencia (mentor), para responder a preguntas sobre el trabajo y la empresa.

Lecciones aprendidas

Las experiencias adquiridas en el día a día se presentan a los colegas en una reunión, se discuten y se registran para su uso futuro.

Mapas de conocimiento

El conocimiento se estructura de manera esquemática y visual en un gráfico que sirve de punto de entrada  a documentos con conocimiento más detallado.

Conocimiento explícito

Guía de repositorios de conocimiento (páginas amarillas)

Las competencias, la experiencia y los datos de contacto figuran en el perfil del empleado, para que todos los miembros de la empresa sepan a qué persona deben dirigirse.

Portal wiki

Una base de datos de conocimiento interna de la empresa que se llena con información relevante y otros contenidos por los propios empleados.

Preguntas frecuentes (FAQ)

La documentación de las respuestas a las preguntas más frecuentes en una colección interna.

Mapa de transferencia de conocimiento

Tipos de conocimiento

Plantilla de mapa de conocimiento

Proceso genérico

El proceso genérico de transferencia de conocimiento costa de 4 actividades principales:

Entrevista previa:

Actividades:

• Identificar las necesidades y los objetivos de la organización
• Toma de contacto, crear una base de confianza
• Explicar los métodos
• Conocer el contexto
• Definir los objetivos
• Identificar temas y actividades relevantes
• Priorizar temas
• Crear una agenda aproximada
• Establecer los participantes

Duración:

1,5 – 2 horas

Participantes:

• Portador del conocimiento
• Tomador del conocimiento
• Gestor del conocimiento
• Gerente y/o responsable de recursos humanos

Primera reunión:

Actividades:

• Ir a la fuente de información
• Ejercicio de aprendizaje: cómo hacer el trabajo
• Mapa del conocimiento

Duración:

3 horas

Participantes:

• Portador del conocimiento
• Gestor del conocimiento

Segunda reunión

Actividades:

• Comprender los requisitos de competencias del puesto de trabajo
• Mapa del conocimiento
• Análisis de tareas (story mapping)

Duración:

3 horas

Participantes:

• Portador del conocimiento
• Gestor del conocimiento

Tercera reunión

Actividades:

• Clasificar el puesto y el trabajo (detalles del trabajo)
• Perfil personal de competencias
• Mapa del conocimiento

Duración:

3 horas

Participantes:

• Portador del conocimiento
• Gestor del conocimiento

La reunión final

Actividades:

• Evaluar juntos el proceso y los resultados
• Acordar los próximos pasos

Entregables:

• Mapa de conocimiento
• Perfil de competencias
  • Rol
  • Personal
• Análisis de tareas (Story mapping)

Duración:

1 – 1,5 horas

Participantes:

• Portador del conocimiento
• Tomador del conocimiento
• Gestor del conocimiento
• Gerente y/o responsable recursos humanos